Electronic Medical Records in low to middle income countries: The case of Khayelitsha Hospital, South Africa

IntroductionElectronic Medical Records (EMRs) have shown benefit for clinical, organisational, and societal outcomes. In low-to-middle-income countries, the desire for EMRs will continue to rise as increasing trauma and infectious disease rates necessitate adequate record keeping for effective follow-up. 114 nations are currently working on national EMRs, with some using both a full EMR (Clinicom) and a paper-based system scanned to an online Enterprise Content Management (ECM) database.MethodsThe authors sought to evaluate the ability and completeness of the EMR at Khayelitsha Hospital (KH) to capture all Emergency Centre (EC) encounters classified as trauma. Based on the high trauma rates in the Khayelitsha area and equally high referral rates from KH to higher-level trauma centres, an assumption was made that its rates would mirror nationwide estimates of 40% of EC visits. Records from July 2012 to June 2013 were examined.Results3488 patients visited the EC in the month of July 2012. 10% were noted as trauma on Clinicom and within their records were multiple sections with missing information. The remaining months of Aug 2012–June 2013 had an average trauma load of 8%. On further investigation, stacks of un-scanned patient folders were identified in the records department, contributing to the unavailability of records from January 2013 to the time of study (June 2013) on ECM.ConclusionThe results highlight difficulties with implementing a dual record system, as neither the full EMR nor ECM was able to accurately capture the estimated trauma load. Hospitals looking to employ such a system should ensure that sufficient funds are in place for adequate support, from supervision and training of staff to investment in infrastructure for efficient transfer of information. In the long run, efforts should be made to convert to a complete EMR to avoid the many pitfalls associated with handling paper records.

IntroductionLes dossiers médicaux informatisés (DMI) ont prouvé leur intérêt en termes de résultats cliniques, organisationnels et sociétaux pour de nombreux hôpitaux. Dans les pays à faible et moyen revenu, la volonté de disposer de DMI continuera à progresser à mesure que les taux croissants de traumatismes et de maladies infectieuses exigent une tenue de dossiers adéquate afin d’assurer un suivi efficace. Cent quatorze pays travaillent actuellement à la mise en place de DMI nationaux, certains utilisant à la fois un système de DMI complet (Clinicom) ainsi qu’un système de documents au format papier scannés et ajoutés à une base de données de Gestion de contenu d’entreprise (GCE) en ligne.MéthodesLes auteurs ont cherché à évaluer la capacité et l’exhaustivité du système de DMI au sein de l’hôpital de Khayelitsha (HK) à saisir toutes les visites classées comme traumatismes. Sur la base des forts taux de traumatisme enregistrés dans la région de Khayelitsha, et des taux de renvoi proportionnellement élevés du HK vers des centres de traitement des traumatismes de plus haut niveau, l’hypothèse a été émise que les taux enregistrés dans cet hôpital reflèteraient les estimations nationales de 40 % des visites au CU. Les archives de juillet 2012 à juin 2013 ont été examinées.Résultats3488 patients ont consulté au CU au mois de juillet 2012. Dix pour cent ont été enregistrés comme traumatismes dans Clinicom, plusieurs sections de leur dossier comportant des informations manquantes. Les mois suivants d’août 2012 à juin 2013 indiquaient une proportion de traumatismes de 8 %. Après examen plus approfondi, des piles de dossiers de patients non scannés ont été identifiées au sein du service des dossiers, ceci contribuant à l’indisponibilité des dossiers de janvier 2013 jusqu’au moment de l’étude (juin 2013) dans le GCE.ConclusionLes résultats soulignent les difficultés associées à la mise en œuvre d’un système de tenue de dossiers double, car ni le DMI complet, ni le GCE ne pouvaient saisir avec précision la proportion estimée de traumatisme. Les hôpitaux qui cherchent à utiliser de tels systèmes devraient s’assurer que des fonds suffisants sont disponibles afin de permettre de soutenir adéquatement ce système, allant de la supervision et de la formation du personnel à l’investissement dans les infrastructures, afin de permettre un transfert d’informations efficace. À long terme, des efforts devraient être réalisés afin de pouvoir passer à un système de DMI et d’éviter les nombreux écueils associés à la tenue de dossiers au format papier.