Original ResearchUsing a Structured Discharge Letter Template to Improve Communication During the Transition from a Specialized Outpatient Diabetes Clinic to a Primary Care Physician

ObjectiveTransition from specialists to primary care physicians is dependent on clear communication by means of a discharge letter. Primary care physicians have indicated that letters from specialists rarely contain the details they require. As part of a quality-improvement project to improve the transition from diabetes clinics to primary care physicians, a structured discharge letter template was developed to facilitate the dictation of useful letters by specialists. The objective was to evaluate the content and quality of discharge letters created using a structured discharge letter template as compared to letters completed without the template.MethodsRetrospective study of patients treated at the Ottawa Hospital and discharged from the outpatient diabetes clinic between November 1, 2009, and December 1, 2010. The letters were reviewed by 2 independent reviewers and were assessed for content, brevity, clarity, management plan, organization and quality. Word count, dictation and transcription times were also compared.ResultsLetters completed using the structured discharge letter template were more comprehensive and more likely to contain guidelines on management for glycemic control (51.1% vs. 14.1%; p<0.001); cardiovascular risk factors (65.61% vs. 9.8%; p<0.001); diabetes complications (79.9% vs. 5.9%; p<0.001); and provided re-referral criteria (89.3% vs. 15.7%; p<0.001). Dictation time did not differ between formats. Transcription time (20:65 min vs. 13:45 min; p<0.01) and word count (502 words vs. 292 words; p<0.001) were higher with the template.ConclusionsThe use of a structured discharge letter template improved the content and quality of discharge letters dictated by specialists. Primary care physicians were more consistently provided with valued information and given criteria for re-referral.

RésuméObjectifLa transition des spécialistes vers les médecins de premier recours dépend de communications claires transmises par une lettre de congé. Les médecins des soins primaires ont indiqué que les lettres des spécialistes contiennent rarement les renseignements dont ils ont besoin. Dans le cadre d'un projet visant l'amélioration de la qualité pour faciliter la transition des médecins des cliniques de diabète vers les médecins de premier recours, un modèle de lettre de congé structurée était élaboré pour faciliter la dictée des lettres utiles des spécialistes. L'objectif était d'évaluer le contenu et la qualité des lettres de congé réalisées au moyen d'un modèle de lettre de congé structurée et de les comparer aux lettres réalisées sans le modèle.MéthodesL'étude rétrospective portait sur les patients traités à l'Hôpital d'Ottawa et ayant reçu leur congé du service de consultations externes aux patients diabétiques entre le 1er novembre 2009 et le 1er décembre 2010. Les lettres étaient revues par 2 examinateurs indépendants et étaient évaluées sur leur contenu, leur concision, leur clarté, leur plan de prise en charge, leur organisation et leur qualité. Le nombre de mots, les temps de dictée et de transcription étaient également comparés.RésultatsLes lettres remplies au moyen du modèle de lettre de congé structurée étaient plus complètes et plus susceptibles de contenir les recommandations sur la prise en charge de la maîtrise de la glycémie (51.1% vs 14.1%; p < 0.001); les facteurs de risque cardiovasculaire (65.61% vs 9.8%; p < 0.001); les complications liées au diabète (79.9% vs 5,9%; p < 0.001); les critères à long terme et de réorientation requis (89.3% vs 15.7%; p < 0.001). Le temps de dictée ne différait pas entre les formats. Le temps de transcription (20:65 min vs 13:45 min; p < 0.01) et le nombre de mots (502 mots vs 292 mots; p < 0.001) étaient plus grands en utilisant le modèle.ConclusionsL'utilisation d'un modèle de lettre de congé structurée améliorait le contenu et la qualité des lettres de congé dictées par les spécialistes. Les médecins de premier recours recevaient plus régulièrement des informations précieuses et les critères de réorientation requis.