Modified Delphi study to determine optimal data elements for inclusion in an emergency management database system

ObjectivesInformation and communication technologies (ICT) are introduced into organisations with the goals of managing resources, increasing efficiency and work productivity and reducing workload. The aim of this study was to identify hospital institutional capacity indicators to provide recommendations to an existing emergency management database system operating in Cape Town, the Western Cape Province of South Africa. Using these indicators, this study seeks to augment and update the existing emergency database system.MethodsA modified Expert Delphi study consisting of two rounds was conducted by email. A panel of 16 experts drawn from the fields of emergency medicine, critical care, trauma surgery and disaster medicine were consulted. Participants were initially asked to propose hospital institutional capacity indicators that warranted inclusion in the emergency management database system currently operating in Cape Town, South Africa. In the second round these proposals were collated and scored using a 7 point Likert scale.ResultsRound 1 comprised 237 statements. Consensus was defined a priori to be >80%. A total of 59 of 237 statements had reached consensus upon completion of the Delphi study. This represented 24.5% of the total number of statements. Of these 19 reached consensus at >90% and 40 reached consensus at >80%. Subheadings for proposed indicators included staffing speciality categories, hospital equipment and services and special hazard/circumstance services Examples of accepted indicators include theatre availability, ICU surge and ventilator capacity and the availability of Chemical Biological Radiological Nuclear (CBRN) Decontamination services.ConclusionThe use of a modified Expert Delphi study achieved consensus in aspects of hospital institutional capacity that can be translated into practical recommendations for implementation by the local emergency management database system. Additionally, areas of non-consensus have been identified where further work is required. This purpose of this study is to contribute to and aid in the development of this new system.

ObjectifsLes technologies de l'information et de la communication (TIC) sont introduites dans des organisations afin de gérer les ressources, d'augmenter l'efficacité et la productivité du travail et de réduire la charge de travail. L'objectif de cette étude consistait à identifier des indicateurs de capacité institutionnelle des structures hospitalières afin de fournir des recommandations à un système de base de données de gestion des urgences opérant au Cap, dans la province du Cap occidental en Afrique du Sud. En utilisant ces indicateurs, cette étude vise à développer et mettre à jour le système de base de données de gestion des urgences existant.MéthodesUne enquête Delphi modifiée consistant en deux phases a été conduite par email. Un panel de 16 experts issus du domaine de la médecine d'urgence, des soins intensifs, de la chirurgie traumatologique et de la médecine des catastrophes a été consulté. Il a d'abord été demandé aux participants de proposer des indicateurs de capacité institutionnelle des structures hospitalières qui garantissent l'inclusion du système de base de données de gestion des urgences opérant au Cap, en Afrique du Sud. Au cours de la seconde phase, ces propositions ont été rassemblées et notées selon une échelle de Likert en 7 points.RésultatsLa phase 1 comprenait 237 déclarations. Un consensus a été défini a priori comme étant >80%. Au total, 59 déclarations sur 237 ont atteint un consensus après achèvement de l’étude Delphi. Cela représentait 24,5% du nombre total de déclarations. Sur ces déclarations, 19 ont atteint un consensus >90% et 40 un consensus >80%. Les sous-titres des indicateurs proposés incluaient des catégories de spécialité de personnel, des services et équipements hospitaliers et des services spécialisés dans les situations de danger/les circonstances particulières. Ces indicateurs acceptés incluent par exemple la disponibilité d'une salle d'opération, la capacité d'intervention et de respirateurs mobilisables de l'uSI et la disponibilité de services de décontamination chimique, biologique, radiologique et nucléaire (CBRN).ConclusionL'utilisation d'une enquête Delphi modifiée a permis d'atteindre un consensus sur certains aspects de la capacité institutionnelle des structures hospitalières, pouvant être traduit en recommandations pratiques en vue d'une mise en œuvre par le système de base de données de gestion des urgences local. De plus, des domaines de non consensus ont été identifiés pour lesquels un travail supplémentaire est requis. L'objectif de cette étude consiste à contribuer au développement de ce nouveau système.