تجربه مهاجرت من به نرم افزار حسابداری آنلاین

حسابداری یک شغل و هنری قابل احترام است؛ اما چه چیزی باعث می‌شود بسیاری از حسابداران دائماً مضطرب، درگیر کارهای تکراری و حتی خسته و کم‌حوصله به نظر برسند؟

آیا واقعاً فشار کار تنها مقصر است، یا ابزارهایی که هر روز با آن‌ها کار می‌کنیم نیز در این وضعیت نقش دارند؟ تجربه سال‌ها فعالیت در این حوزه به من نشان داد که بخش زیادی از این فرسودگی، نه از خود حسابداری، بلکه از سیستم‌های ناکارآمد و قدیمی ناشی می‌شود؛ جایی که استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری می‌تواند تفاوتی جدی در آرامش، دقت و بهره‌وری ایجاد کند. آن‌قدر این فشار تدریجی است که گاهی متوجه نمی‌شویم چگونه بر رفتار و روحیه ما اثر گذاشته است.

این موارد باعث شدند تا از خودم بپرسم که چه چیزی مصوب این تغییرات بوده و عامل اصلی اضطراب کاری خودم را کشف کنم. درنهایت نیز تصمیم گرفتم تا تجربه شخصی چندین ساله خودم را به علاوه عوامل مشکل زا در شغل حسابداری معرفی کنم و بگویم که چرا نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری بهترین گزینه برای ما است.

اگر شما هم از شغل حسابداری خسته شدید و به دنبال راهی برای کاهش تنش‌ های این شغل هستید با من همراه باشید.

حسابداری را به خوبی آموخته بودم؛ اما مشکل از کجا شروع شده بود؟

درست مانند یک هنرمند یا معمار، یک حسابدار هم باید ابزار کار خودش را به درستی بشناسد و برای آن ارزش قائل باشد. درست است که علم حسابداری نسبت به ابزار آن پیشی می گیرد؛ اما چگونه می توان بدون بوم و رنگ، از یک نقاش انتظار خلق اثر هنری داشت؟

بله، یک حسابدار زمانی کارایی خواهد داشت که ضمن بهره مندی از دانش و تجربه مناسب، ابزار دقیق و حرفه ای (مانند نرم افزار حسابداری حرفه ای) در اختیار داشته باشد. واقعیت این است که بسیاری از کارآموزان و حسابداران در ابتدای راه دچار تردید شده و از این شغل کناره ‌گیری می‌کنند. می‌پرسید دلیلش چیست؟ در ادامه به آن اشاره خواهم داشت.

معایب حسابداری اکسلی؛ قاتل خاموش آرامش حسابداران

به کارگیری روش های سنتی حسابداری به معنای سرعت پایین، پیچیدگی بسیار بالا، خطای محاسباتی و دوباره کاری مکرر و سرعت بسیار پایین است؛ خصوصا اگر به طور همزمان حسابداری چند بخش را بر عهده داشته باشید.

حتی در بهترین وضعیت اگر خطای محاسباتی نداشته باشید، ناچار هستید یکسری از عملیات را چندین و چندبار انجام دهید. به طور مثال، کالایی را از انبار برای مشتری خارج ساخته و سپس کالا برگشت می خورد. در چنین وضعیتی ناچارید تا کل ثبت ها را بازگردانی کرده و معکوس ثبت ها را انجام دهید؛ در حالی که نرم افزارهای تخصصی به قابلیت جذابی مثل خرید و فروش 2 مرحله ای مجهز هستند و تا نهایی شدن تایید مشتری، ثبت های اولیه را معلق نگه می‌دارند. چند مثال دیگر از معایب حسابداری اکسلی عبارتند از:

• نیاز به فرمول نویسی برای تهیه گزارش‌ها
• ضریب خطای بسیار بالا در گزارش‌ها
• دشواری رهگیری و اصلاح خطای حسابداری
• کاغذ بازی و هدر رفت بیش از حد منابع
• دشواری به اشتراک گذاری فایل ها
• احتمال مفقودی، آسیب یا سرقت فایل ها و ...
• فقدان ظاهر حرفه ای و تخصصی

مزایا و معایب حسابداری ویندوزی؛ قابل قبول اما طاقت فرسا

یک نرم افزار حسابداری ویندوزی فرآیند حسابداری را بهینه تر می کند؛ درواقع این نرم افزارها شما را از یک عابر پیاده به یک سواره تبدیل می کنند و سرعت کارتان را بیشتر می کنند؛ اما تا چه حد سریع تر و ایمن تر؟ شاید در حد یک دوچرخه سوار!

من در طی سال های فعالیتم نرم افزارهای حسابداری زیادی را تست کردم و قدردان خیلی از آن ها بودم؛ اما بدون شک تمام آن ها چند ایراد مشترک داشتند:

1. رابط کاربری قدیمی و خسته کننده داشتند
2. بیشتر آن ها کدینگ 4 یا 5 سطحی داشتند
3. نسخه های شرکتی قیمت گزافی داشتند
4. خطاهای متعددی داشتند
5. به روزرسانی و پشتیبانی ضعیفی داشتند
6. هیچ چیز امنیت داده های شما را تضمین نمی کرد
7. با استانداردهای روز حسابداری همخوانی کامل نداشتند
8. با افزایش حجم اسناد، سرعتشان کند می‌شد
9. عملا چیزی به نام گزارش گیری فوری وجود نداشت
10. به یک سیستم و محل کاری محدودتان می کردند

و بدترین چیز درباره آن ها این بود که هرگز از شر حسابداری اکسلی خلاصتان نمی کردند.

تجربه کاربری با نرم افزار حسابداری ابری

بعد سال ها کار کردن با نرم افزار حسابداری خوب ویندوزی، حتی تصور نمی‌ کردم روزی برنامه حسابداری آنلاین در اختیار داشته باشم؛ یک سیستم حسابداری امن و پیشرفته که امکان دسترسی از هر مکان داشته باشد. اگر با این تعریف آشنایی ندارید بهتر است بدانید که نرم افزار حسابداری ابری نوعی سیستم حسابداری آنلاین است که اطلاعات مالی را روی سرورهای ابری ذخیره می‌کند و کاربران می‌توانند از طریق اینترنت و بدون نیاز به نصب نرم افزار به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشند.

بعضی از توسعه دهنده های نرم افزاری کشورمان بالاخره دغدغه های ما حسابدارها را شناختند و سرانجام یک تغییر بنیادی در سیستم های خود ایجاد کردند. به طور مثال:

• نرم افزار حسابداری سپیدار: توسعه دهنده کدینگ 5 سطحی با امکان اجرای کلاینت
• راهکاران سیستم: نرم افزار حسابداری تحت وب با کدینگ 5 سطحی را توسعه داد
• نرم افزار حسابداری ابری لیام: اولین پلتفرم ابری با کدینگ قدرتمند 7 سطحی
• سیستم حسابداری ابری حسابفا: یک پلتفرم ابری ایده آل برای کسب و کارهای کوچک تا متوسط

کدام نرم افزار حسابداری بهترین گزینه است؟

من از کار کردن با نرم افزارهای بالا، تجربه کاربری خیلی خوبی دریافت کردم (اگرچه که برخی از آن ها تجربه بهتری را ایجاد کردند)؛ اما چند حقیقت درباره آن ها وجود داشت که لازم می بینم اشاره کنم:

• سپیدار: رابط کاربری خیلی خوبی داشت اما کدینگ 5 سطحی آن، از نظر خیلی از مدیران مالی و شرکت ها گزارشات ایده آلی را تولید نمی کرد.
• برنامه حسابداری آنلاین راهکاران: تنها وجه تمایز این نرم افزار، آنلاین بودن آن و البته تعرفه‌های سرسام آور آن است که خیلی از شرکت ها قدرت پرداخت آن را ندارند.
• نرم افزار حسابداری ابری حسابفا: یک گزینه با رابط کاربری چشم نواز و اتصال ابری. البته این سیستم (تا زمان نگارش این متن) عمق طراحی کافی ندارد؛ یعنی علیرغم ارائه ماژول های متعدد، نیاز دارد تا روی عمق امکانات ماژول‌هایش به روزرسانی داشته باشد.
• نرم افزار ابری حسابداری لیام: تنها گزینه ابری با کدینگ 7 سطحی شناور که البته ماژول های متنوع و کاملی نیز دارد. درواقع لیام، یک به روزرسانی قدرتمند (ولی اقتصادی) برای سپیدار و راهکاران بود.

شاید این منصفانه ترین بررسی از نرم افزار حسابداری ابری با نسخه های نصبی باشد؛ چراکه با خرید هیچ یک از این پلتفرم ها احساس پشیمانی نخواهید کرد.

چرا باید به نرم افزار حسابداری ابری مهاجرت کنیم؟

پاسخ این سوال کوتاه است: برای آن که ماهیت کسب و کارهای نوین ایجاب می کند!

در دنیایی که سرعت و حرفه ای گرایی حرف اول را می زند، چرا باید خودمان را با سیستم های آفلاین محدود کنیم؟ جالب است که بدانید برخی از گزارشات نشان می دهند استفاده از نرم افزارهای حسابداری ابری رو به رشد بوده و این سیستم ها عملکرد ایده آلی را به کسب وکارهای مختلف ارائه داده‌ اند.

درواقع این روزها بر اساس همین معیار آفلاین یا آنلاین بودن نرم افزار، می‌توان سطح توجه و حرفه‌ای‌ گرایی توسعه دهندگان را به راحتی تشخیص داد. اگر توسعه‌دهنده متوجه اهمیت حفاظت از اطلاعات مالی نباشد، طبیعتا در بخش های دیگر نیز عملکرد قدرتمندی ندارد. یک نرم افزار نصبی مستعد خطرات فیزیکی، سرقت و خرابکاری عامدانه است.

همچنین امنیت این سیستم ها تا حد زیادی به سیستم محلی، نحوه نگهداری نسخه پشتیبان و سیاست‌های امنیتی سازمان وابسته است. مواردی که گاها از کنترل شرکت ها و سازمان‌ها خارج می شوند.

مهم ترین مزیت نرم افزار حسابداری ابری

یک توسعه دهنده نرم افزار حسابداری ابری با به کارگیری سرورها و دیتاسنترهای متعدد، می تواند تمامی چالش های نرم افزارهای نصبی را از بین برده و امنیت اطلاعات مالی را چندبرابر کند. پلتفرم های ابری مزایای واضح دیگری نیز دارند که مهم ترین آن ها عبارتند از:

• عدم محدودیت در دسترسی
• امکان اتصال با تمامی ویندوزها و اسمارت فون ها
• عدم نیاز به حضور دائمی در محل کار
• عدم نیاز به هزینه زیرساختی و نگهداری
• عدم محدودیت در تعداد کاربران
• عدم اشغال فضای اداری و ...

سخن نهایی

نرم افزار حسابداری ابری از جهات متعددی از نسخه های نصبی و حسابداری اکسلی برتری دارد. این نرم افزارها حسابداری را به صورت دقیق انجام داده و بخش های مختلف حسابداری را به یکدیگر متصل و یکپارچه می‌کنند. همچنین این نرم افزارها امکان حسابداری در خانه و دورکاری را در اختیارتان قرار می‌دهند که یک مزیت غیرقابل چشم پوشی محسوب می ‌شود.

اگر تمایل دارید که یک نرم افزار حسابداری ابری را در عمل تجربه کنید، بررسی نسخه دموی لیام می‌تواند دید دقیق‌ تری از امکانات این نسل جدید از نرم افزارهای حسابداری به شما بدهد. حسابفا و همکاران سیستم نیز گزینه های ایده آلی برای بررسی هستند؛ البته اگر سازمان موردنظرتان هزینه بالاتری را در نظر گرفته باشد.