Embedding telemedicine quality assurance within a large organisation

SummaryIntroductionQuality assurance (QA) is common in certain areas of medicine, such as laboratory work, but there has been little QA in telemedicine so far. We reviewed the QA activities in a store-and-forward telemedicine network, which provides about 1000 teleconsultations per annum in low-resource settings. This work was compared with comprehensive QA programmes in other health care systems to identify areas for future consolidation.Patients and methodsThe QA activities conducted in the telemedicine network were reviewed over a 30-month period. Comparison was made with a framework for QA designed to support lower- and middle-income countries.ResultsDuring the study period, a total of 2068 telemedicine cases were submitted by 154 field users. A number of problems were detected by regular QA monitoring and various adverse events were identified. The QA work was feasible and useful, enabling early detection of problems and the speedy resolution of some of them; other issues required authority above the level of the people working in the telemedicine programme.DiscussionThe review demonstrated the feasibility and value of a QA programme in a store-and-forward telemedicine operation. However, this represents QA at a fairly low, process level.ConclusionsComparison with other healthcare organisations showed that consolidation of the QA activities into a comprehensive QA programme would be required in order to achieve institutionalization of the work, and to realise its full potential. While this might incur costs in the short-term, the increased efficiency and effectiveness could lead to net savings for the organisation in the long-term.

RésuméIntroductionL’assurance qualité (AQ) est déjà connue dans certains domaines de la médecine, comme la biologie médicale, mais elle reste à ce jour peu développée en télémédecine. Nous avons revu les programmes d’AQ d’un réseau de télémédecine en temps différé qui délivre approximativement 1000 téléconsultations par an dans des pays à faibles revenus. Ce travail a été comparé avec différents programmes d’AQ utilisés dans d’autres systèmes de santé afin d’identifier les domaines d’amélioration potentielle.Patients et méthodesLes activités d’AQ menées dans le réseau de télémédecine ont été examinées au cours d’une période de 30 mois. Une comparaison a été faite avec un cadre d’analyse adapté aux pays à faible revenu et à revenu intermédiaire.RésultatsAu cours de la période d’étude, 2068 cas de télémédecine ont été soumis par 154 utilisateurs sur le terrain. Un certain nombre de problèmes ont été détectés grâce à la surveillance régulière de l’AQ et divers événements indésirables ont pu être identifiés. L’activité d’AQ était possible et utile notamment en permettant la détection précoce des problèmes et la résolution rapide de certains d’entre eux ; d’autres questions nécessitaient en revanche d’être gérées à un autre niveau que celui des personnes travaillant pour le programme de télémédecine.DiscussionL’analyse a démontré la faisabilité et la valeur d’un programme d’AQ dans un système de télémédecine en temps différé. Cependant, cette AQ reste dans son développement à un niveau relativement bas.ConclusionsLa comparaison avec d’autres organisations de soins de santé a montré que la consolidation des activités d’AQ dans un programme approfondi d’AQ serait nécessaire afin de parvenir à l’institutionnalisation du travail, et de réaliser ainsi tout son potentiel. Bien que cela puisse générer un certain coût à court terme, l’efficience et l’efficacité accrues pourraient conduire à des économies nettes pour l’organisation à long terme.