Design and implementation of a contracting method for telemedicine activities in the Rhône-Alpes region, France

SummaryBackgroundOn July 21st 2009, France became the first European country to adopt telemedicine legislation. A Decree, No. 2010-1229 published in 2010, specified the need for telemedicine activities to be legally contracted with the Agence régionale de santé (ARS), the regional level of French Ministry of Health. In this paper, the contract management in ARS Rhône-Alpes for telemedicine activities is stated, along with the characteristics of telemedicine contracts received by the ARS Rhône-Alpes.MethodsHealth information system (HIS) unit of the ARS Rhône-Alpes had the responsibility to design and implement the contracting method. The design consisted of writing a standard telemedicine legal contract, defining a contract assessment process and creating decision support tools for contract assessment. Implementation of the method began with the first telemedicine contract receipt on May 30th, 2014.ResultsA five steps contract assessment process was designed relying on ARS Rhône-Alpes internal organization. On October 31st 2014, twelve telemedicine contracts were received, and 3 were validated and signed. Among the 12 received contracts, 4 concerned dialysis activities, and 2 concerned radiology activities. Implementation of contracting method was successfully managed with the administrative process being satisfactory from both parties; the agency staff and the telemedicine project leaders.ConclusionAlthough 12 contracts were received compared to the estimated total of 60 telemedicine known activities and projects in the region, contracting telemedicine activities was an essential tool to support quality improvement of telemedicine activities and to ensure their integration into both national and regional health policies. The main identified weakness was the length of the administrative process. Further accomplishment is needed in the future to ensure all concerned telemedicine activities are contracted.

RésuméContexteLa France a été le premier pays européen à adopter une législation concernant la télémédecine, le 21 juillet 2009. Le décret no 2010-1229 publié en 2010 spécifie la nécessité de contractualiser les activités de télémédecine avec les Agences régionales de santé (ARS). Cet article explicite la gestion des contractualisations au sein de l’ARS Rhône-Alpes, et détaille les caractéristiques des contrats reçus par l’ARS.MéthodesLe pôle systèmes d’information de santé (SIS) de l’ARS avait la responsabilité de la conception et de l’implémentation de la méthode de contractualisation. La conception de la méthode consistait à la rédaction d’un contrat-type régional de télémédecine, à la définition d’une méthode d’instruction des contrats, et à la création d’outils d’aide à la décision pour l’instruction. L’implémentation de la méthode a débuté avec la réception du premier contrat de télémédecine le 30 mai 2014.RésultatsUne méthode d’instruction des contrats de télémédecine en 5 étapes a été conçu en se basant sur l’organisation interne de l’ARS Rhône-Alpes. Au 31 octobre 2014, douze contrats avaient été reçus, et 3 avaient été validés et signés. Parmi ces 12 contrats, 4 concernaient des activités de dialyse, et 2 concernaient des activités de radiologie. L’implémentation de la méthode d’instruction a été jugée comme satisfaisante de la part des équipes de l’ARS impliquées dans l’instruction des contrats, et de la part des porteurs de projets.ConclusionsBien que seuls 12 contrats aient été reçus en comparaison des 60 projets ou activités de télémédecine estimées dans la région, le processus de contractualisation s’est révélé essentiel pour soutenir l’amélioration de la qualité des activités de télémédecine et leur intégration dans les politiques de santé nationales et régionales. La principale faiblesse identifiée était la durée du processus administratif nécessaire aux à la contractualisation. Il apparaît ainsi essentiel de maintenir ces efforts afin de contractualiser l’ensemble des activités régionales de télémédecine concernées.