Medical record review to recover missing data in a Portuguese birth cohort: agreement with self-reported data collected by questionnaire and inter-rater variability

ObjectivesTo assess the yield of medical record review to recover missing data originally collected by questionnaire, to analyze the agreement between these two data sources and to determine interobserver variability in clinical record review.MethodsWe analyzed data from a birth cohort of 8,127 women who were consecutively recruited after giving birth from 2005-2006. Recruitment was conducted at all public maternity units of Porto, Portugal. We reviewed the medical records of 3,657 women with missing data in the baseline questionnaire and assessed agreement between these two sources by using information from participants with data from both sources. Interobserver variability was assessed by using 400 randomly selected clinical records.ResultsData on pregnancy complications and maternal anthropometric parameters were successfully recovered. Agreement between the questionnaire and records in family history data was fair, particularly for cardiovascular disease [k = 0.27; 95% confidence interval (95%CI): 0.23-0.32]. The highest agreement was observed for personal history of diabetes (k = 0.82; 95%CI 0.70-0.93), while agreement for hypertension was moderate (k = 0.60; 95%CI 0.50-0.69). Discrepancies in prepregnancy body mass index classes were observed in 10.3% women. Data were highly consistent between the two reviewers, with the highest agreement found for gestational diabetes (k = 1.00) and birth weight (99.5% concordance).ConclusionData from the medical records and questionnaire were concordant with regard to pregnancy and well-known risk factors. The low interobserver variability did not threaten the precision of our data.

ResumenObjetivoEvaluar el rendimiento de la revisión de registros médicos para completar datos originalmente recogidos por cuestionario, y analizar la concordancia entre ambas fuentes de datos y la variabilidad interobservador en la revisión de registros médicos.MétodosCohorte de nacimiento con 8.127 mujeres reclutadas de forma consecutiva después del parto en todas las maternidades públicas de Porto, Portugal (2005-2006). Se revisaron los registros médicos de 3.657 mujeres con datos incompletos en el cuestionario inicial, y se evaluó la concordancia entre ambas fuentes. La variabilidad interobservador se evaluó en 400 historias clínicas seleccionadas aleatoriamente.ResultadosLa información sobre complicaciones patológicas del embarazo y la antropometría de las madres se recuperó con éxito. La concordancia entre el cuestionario y los registros con respecto a los antecedentes familiares era débil, especialmente para las enfermedades cardiovasculares (k = 0,27, intervalo de confianza del 95% [IC95%]: 0,23-0,32). La concordancia máxima se observó en los antecedentes personales de diabetes (k = 0,82, IC95%: 0,70-0,93), mientras que para la hipertensión fue moderada (k = 0,60, IC95%: 0,50-0,69). Se observaron discrepancias en las categorías de índice de masa corporal antes del embarazo en el 10,3% de las mujeres. Los datos fueron muy concordantes entre los revisores, con el máximo nivel de concordancia para la diabetes gestacional (k = 1,00), seguida del peso al nacer (99,5% concordantes).ConclusiónLos registros médicos y la información del cuestionario fueron concordantes para los datos relacionados con el embarazo y los factores de riesgo conocidos. La baja variabilidad interobservador no pone en peligro la precisión de los datos.