Implementation of the global risk analysis in pulsed-dose rate brachytherapy: Methods and results

PurposeTo report the application of the global risk analysis (GRA) in the pulsed-dose rate (PDR) brachytherapy workflow.Material and MethodsAnalyses were led by a multidisciplinary working group established within the unit with the guidance of a quality engineer. First, a mapping of hazardous situations was developed as a result of interactions between the patient workflow for a treatment using PDR brachytherapy split into 51 sub-phases with a comprehensive list of the hazards that he/she faces (44). Interactions, when relevant, were sorted by level of priority: to be treated immediately, secondarily (the group is not entitled to treat the situation), or later (safe situation). Secondly, for each high priority dangerous situation, scenarios were developed to anticipate their potential consequences. Criticality was assessed, using likelihood and severity scales and a matrix, which allocated risks into categories: acceptable (C1), tolerable under control (C2) and unacceptable (C3). Then, corrective actions were proposed and planned when relevant, after assessment of their feasibility with a scale of effort. Finally, the criticality of the scenarios was reevaluated, taking into account the implementation of these actions, leading to a residual risk mapping, which could trigger additional proposals of actions.ResultsTwo thousand one hundred and eighty-four potential interactions between the list of hazards and the workflow were analyzed. Mapping of dangerous situations identified 213 relevant interactions, from which 61 were considered with high priority. One hundred and twenty-six scenarios were generated: 68 with a low criticality (74.3%), 58 with an intermediate score (25.7%). No scenario with the highest criticality was individualized. Twenty-one corrective actions were planned. Mapping of residual risk resulted in the disappearance of most C2 risks, leaving 5 C2 scenarios (4%), for which four monitoring indicators were implemented in addition to the corrected actions decided on.ConclusionThe implementation of the GRA appeared feasible, and led to implement 21 corrective actions, based on scenarios and not on incidents.

RésuméObjectif de l’étudeRapporter l’expérience et les résultats de l’application de l’analyse globale des risques en curiethérapie de débit pulsé.Matériel et méthodesLes analyses ont été menées par un groupe de travail pluridisciplinaire mis en place au sein de l’unité de curiethérapie et encadré par un ingénieur détaché par la direction qualité de l’établissement. Tout d’abord, une cartographie des situations dangereuses a été élaborée, correspondant aux interactions entre le circuit du patient dont le traitement est une curiethérapie de débit pulsé, divisé en 51 sous-phases, et une liste exhaustive des risques auxquels il fait face (44). Ces interactions, quand jugées pertinentes, ont été classés par niveaux de priorité : à traiter immédiatement, secondairement (le groupe n’est pas apte à traiter de la situation), ou plus tard (situation sécurisée). Dans un second temps, pour chaque situation dangereuse prioritaire, des scénarii ont été élaborés afin d’anticiper leurs conséquences potentielles. Leur criticité a été évaluée en utilisant des échelles de probabilité et de gravité et une matrice a permis de classer ces risques en trois catégories : acceptables (C1), tolérables sous contrôle (C2) et inacceptables (C3). Des mesures correctives ont ensuite été proposées par le groupe et planifiées quand elles étaient pertinentes, après évaluation de leur faisabilité à l’échelle de l’effort. Enfin, la criticité des scénarii a été réévaluée, prenant en compte la mise en œuvre de ces actions, conduisant à une cartographie des risques résiduels. Cette dernière pouvait justifier de nouvelles propositions d’actions si nécessaire.RésultatsDeux mille cent quatre-vingt-quatre interactions potentielles entre la liste des risques et le circuit patient ont été analysées. La cartographie des situations dangereuses a permis d’identifier 213 interactions pertinentes, dont 61 ont été considérées prioritaire. Cent vingt-six scénarii ont été générés : 68 avec une criticité faible (74,3 %) et 58 avec un score intermédiaire (25,7 %). Aucun scénario de criticité inacceptable n’a été individualisé. Vingt et un des mesures correctives ont été planifiées. L’analyse de la cartographie des risques résiduels a montré la disparition de la plupart des risques classés C2, laissant cinq scénarii de criticité intermédiaire (4 %), pour lesquels quatre indicateurs de surveillance ont été mis en place.ConclusionLa mise en œuvre de l’analyse globale des risques est apparue réalisable, et a conduit à la mise en œuvre de 21 mesures correctives, basées sur des scénarii et non sur les incidents.