A new process-centered description tool to initiate meta-reporting methodology in healthcare – 7CARECAT™. Feasibility study in a post-anesthesia care unit

BackgroundIn the healthcare domain, different analytic tools focused on accidents appeared to be poorly adapted to sub-accidental issues. Improving local management and intra-institutional communication with simpler methods, allowing rapid and uncomplicated meta-reporting, could be an attractive alternative.MethodsA process-centered structure derived from the industrial domain - DEPOSE(E) - was selected and modified for its use in the healthcare domain. The seven exclusive meta-categories defined - Patient, Equipment, Process, Actor, Supplies, work Room and Organization- constitute 7CARECAT™. A collection of 536 “improvement” reports from a tertiary hospital Post anesthesia care unit (PACU) was used and four meta-categorization rules edited prior to the analysis. Both the relevance of the metacategories and of the rules were tested to build a meta-reporting methodology. The distribution of these categories was analyzed with a χ 2 test.ResultsFive hundred and ninety independent facts were collected out of the 536 reports. The frequencies of the categories are: Organization 44%, Actor 37%, Patient 11%, Process 3%, work Room 3%, Equipment 1% and Supplies 1%, with a p-value < 0.005 (χ 2). During the analysis, three more rules were edited. The reproducibility, tested randomly on 200 reports, showed a < 2% error rate.ConclusionThis meta-reporting methodology, developed with the 7CARECAT™ structure and using a reduced number of operational rules, has successfully produced a stable and consistent classification of sub-accidental events voluntarily reported. This model represents a relevant tool to exchange meta-informations important for local and transversal communication in healthcare institutions. It could be used as a promising tool to improve quality and risk management.

RésuméContexteDans le domaine des soins, les différents outils dédiés à l’analyse des accidents apparaissent peu adaptés à la prise en charge des enjeux sous-accidentels. Pour améliorer le management local et la communication intra-institutionnelle, des méthodes plus simples, basées sur le méta-reportage, peuvent représenter une alternative attrayante.MéthodeUne structure méta-catégorielle issue du domaine industriel et centrée sur les procédés – DEPOSE(E) – a été choisie et adaptée pour un usage dans le domaine des soins. Sept méta-catégories – patient, équipement, procédé, acteur, consommables, local (de travail), organisation – constituent la structure 7CARECAT™. Un recueil de 536 bulletins « d’amélioration », provenant d’une salle de surveillance post-interventionnelle, a été utilisé et quatre règles de méta-catégorisation définies au préalable. À la fois la pertinence des méta-catégories ainsi que celle des règles ont été testées afin de construire une méthodologie de méta-reportage. La distribution des méta-catégories a été analysée par un test de χ2.RésultatsCinq cent quatre-vingt-dix faits essentiels ont été extraits des 536 fiches analysées et attribuées à une des sept méta-catégories : organisation 44 %, acteur 37 %, patient 11 %, procédé 3 %, local (de travail) 3 %, équipement 1 % et consommables 1 % ; p <0,005 (χ2). En cours d’étude, trois nouvelles règles ont été adoptées. Un test de reproductibilité de la méta-catégorisation, effectué de façon randomisée sur 200 fiches, a montré un taux d’erreur inférieur à 2 %.ConclusionCette méthodologie de méta-reportage, développée avec la structure 7CARECAT™ et nécessitant un nombre réduit de règles opérationnelles, a permis une classification stable des faits rapportés volontairement. Ce modèle constitue une méthode simple et reproductible pour présenter, tant localement que transversalement, les méta-informations nécessaires à la communication dans les institutions de soins. Elle pourrait être un outil prometteur pour améliorer le management de la qualité et des risques.